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易分析教你如何用Excel搞定各种PPT报告

数据分析 wangjing 1441℃

Excel应用_Excel表格_Excel图表

如何用Excel轻松搞定各种PPT报告

写报告,往往离不开在Excel和PPT间来回切换使用,我们经常要做的事情就是:复制在Excel中的表格、图表,切换到PPT中去粘贴。这个事情看起来很简单,但是如果天天做、周周做、月月做、年年做……那可是要浪费不少的时间……所以本文主要介绍怎么高效做PPT报告的问题!

先看看大部分人的玩法:不分表格或图表,反正操作都是这样的↓↓↓

Excel:①选中表格或图表 → ②复制

PPT:右键粘贴成图片

这样做行不行?

行,但至少会有以下2个问题:

① 粘贴成图片后,清晰度下降严重,影响PPT的展示效果

② 突然发现Excel中有个数据错误,需要修改,又需要重新复制粘贴,效率低(如果你有二三十张这种图片,都要重做的话,那只能又加班了……)

所以正确的姿势是怎么样呢?以下会分情况讲解:

1、复制Excel表格到PPT中
Excel中现在有一个数据表格如下:

Excel表格

Excel表格

复制粘贴数据表格,具体的操作步骤如下↓↓↓

Step1:直接选中A1:B7这个区域,然后Ctrl+C

Step2:切换到PPT中,点击「选择性粘贴」

Step3:点「粘贴链接」,选中「Excel工作表对象」,然后确定粘贴

【重点】这样粘贴有什么好处?

这样粘贴后的内容,还会和源Excel的文件有关联,一旦源Excel的对应区域发生更改,你也可以通过「更新链接」功能,同步刷新。就是说你对应的Excel内容有变动时,只需要更新一下链接就行,不需要再次复制粘贴了!非常方便!

2、复制Excel图表到PPT中
为什么图表要分开讲?不能直接按上面表格这个方法去处理吗?

其实也可以按上面这个办法去解决,但是有一个问题就是:影响图表的清晰度!

所以如果你可以接受方法1中的图表清晰度,也可以直接使用方法1。如果对清晰度要求比较高,则我建议按以下方法这样来做:

Step1:直接选中Excel中的某个图表,然后Ctrl+C

Step2:切换到PPT中,点选「保留源格式和链接数据」这种粘贴方式

这样,你就会发现,图片被粘贴过来了,而且清晰度是没有任何损失的!

但问题来了,这样粘贴的话,当数据/图表有变改,怎么样才能同步刷新?

也很简单,只要你选中这个图表,PPT顶部的菜单选项中,就会多出一个「设计」的菜单,点击它→然后点「刷新数据」,就能刷新这个图表了!

3、怎么实现自动刷新?
按上面讲到的方法,都是单个的手动刷新,那如果我更改了多个数据表格或图表的时候,怎么办才能批量同步刷新呢?

① 表格

上面表格的粘贴方式,只要你关闭了PPT文件,重新打开后,会弹出一个更新链接的提示,只要你点「更新」,所有的表格就会更新了!

② 图表

按上面讲的图表粘贴方法,默认是手工更新的,如果需要切换成自动更新,需要这样做:

点击PPT左上角的「文件」,然后在弹出的窗口中点「信息」,在右下角找到「编辑指向文件的链接」(以上这是office365版本的功能路径,其他版本大同小异)

然后就会弹出以下的窗口,首先选中你要处理的链接,然后左下角这里可以勾选自动更新,这样勾选后,以后重新打开文件,你更新链接时,也会把这个图表进行同步更新。

当然,如果你不想同步刷新,则不勾选自动更新即可,启动时也不会有链接提示!

所以,其实你可以自己决定哪些同步更新,哪些不同步更新;什么时候同步更新,什么时候不同步更新!

因为当你发PPT给同事或老板时,一打开PPT文件,别人看到个提示框,感觉有些不友好,也不知道怎么点!所以你可以把它们都改成手动更新后,再发给别人!

然后自己要更新报表的时候,就手动点一次「立即更新」也可以,这样就非常方便了!

注意:如果你更改了Excel数据文件的存储位置,也不用担心,你可以看到上面的窗口中,是可以「更改源文件」的,所以你只要更改一下Excel文件的路径就ok了!当然如果你的PPT文件在公司,然后你的Excel文件在家里的电脑,那么就不能链接上更新了!这里的链接只支持本机、局域网的文件连接!

好,那到这里,相信大家都明白了Excel表格、图表,与PPT形成链接的重要性!而且这个技能操作也非常简便,甚至如果你的PPT页面中的文字内容不复杂的话,也可以在Excel中形成一个报告模板(包括结论文字)。那么以后,即使是几十页的PPT模板中,只要你一点“更新链接”,PPT报告都能一键刷新了!非常地高效喔

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